【マコなり社長】無能な人の文章の書き方
文章の書き方って正直あまり指摘されることないですよね。
世の中が文章の書けない大人だらけになってしまっています。
文章というのは、何人もの人が見る可能性があります。
私が何よりも大事にしているのは、文章を読んだ時に「スッと頭に入ってくるか」それだけです。
１、並列じゃない情報に箇条書きを使う
箇条書きばかりを使う癖があると本当に馬鹿になります。
典型的な駄目な箇条書きはこんな感じです。
・今商品Aの売上が悪化している
・前年同期比80％になっている
・原因は競合商品Bにシェアを奪われているから
・奪われている理由は競合が広告宣伝費を踏んでいるから
皆さんこれ何が悪いか分かりますか？
そう箇条書きなのに並列な情報になっていないんです。
この「・」を使った箇条書きというのは、並列な情報のみ使うべきなんです。
例えば、競合商品Bにシェアを奪われている3つ理由
・競合が広告宣伝費を通常の倍にしている
・当社商品にはない魅力を訴求している
・価格が安くお得感がある
あとよく見かける駄目な「・」の過剰書きの使い方が、箇条書きを1つだけで書いてしまうことですね。「・」を1つだけ付けるんだったら、箇条書きにする必要はありません。むしろそのあとに情報が続くのかなってミスリードを与えてしまいます。
もし「・」を使った箇条書きを使うのであれば、「・」の後に書かれたひとつひとつの情報が独立している。2つ以上の並列な情報があるということが絶対のルールです。
ただし素早く自分でメモを取らなきゃいけない時なんかに、とりあえず箇条書きで描いてしまうのは理解できます。理解はできるんですけど、箇条書きに安易に逃げずに、構造化した文章を書く習慣をつけた方がいいです。
２、順序じゃないところに数字番号の箇条書きを使う
よく見かけるのがこんな感じです。
今日の話のポイント
１．見やすい資料を作る
２．話し方を工夫する
３．印象がよい身だしなみにする
一見問題ないように見えるじゃないですか、ただ順番に関係なく各項目を単純に並べるだけの時は、数字は使わない方がいいんです。
こういう「・」を使った普通の箇条書きでいいんです。この書き方の違いで劇的に分かりやすくなるということはありません。
なのであまりにも神経質になる必要はないと思うんですけど、ぱっと見でこれは順序なんだとか、並列な情報なんだとか、理解できることに価値があります。
ただ単にこうやって数字を並べるだけではなくて、理由①理由②理由③みたいな感じで言葉を添えて数字を置いてあげたほうがいいです。
「理由は３つあります」みたいな最初に概論から示すようにしましょう。
３、因果のないところに「→」を多用する
便利すぎて使いすぎ症候群にかかっている人がたくさんいます。これは文章だけじゃなくて、スライド資料なんかでもすごく見かけるので本当に気を付けてください。
例えばこんな感じです。
エンジニアスクールを運営
→2015年にスタート
→未経験者が対象
→卒業生は1000人以上
矢印というのはめちゃくちゃ汎用性が高いので安易に使うと、その矢印がどんな意味を持っているのかがわからなくなります。
じゃあどうやって使えばいいのかというと、この矢印を使うときは「因果関係」を表すときだけに限定した方がいいです。
Aという事象が発生した
→その結果Bになった
これからはなんとなく矢印を多用するのは終わりにしましょう。
４、逆接と順接が分からない接続詞「が」を使う
分かりにくい文章を書く人はこの「が」を使いがちです。
この接続詞「が」には日本語として致命的に分かりにくいところがあるんです。
１．あいにくの悪天候です「が」運動会を開催します
２．先日運動会がありました「が」そこで私は綱引きをしました
２つの文章「が」の意味の違い分かりますよね。
この接続詞「が」には、逆接と順接両方の使い方があるんです。
Aという文の後に全く違う展開Bがくる逆接のケース。Aという文の後に予想通りの展開Bがくる順接のケース。全く逆なのに接続詞だけではどっちの用法が判断できないんです。文脈から読み取るしかないんです。
なのでビジネスライティングにおいては、そもそも使うのをやめた方がいいです。
今年は景気が落ち込みましたが売上は落ちていません。
ではなくて
今年は景気が落ち込みました。しかし売上は落ちていません。
の方が断然いいです。もうこれからは接続詞「が」を使うのは封印しましょう。
５、「です」「思う」など同じ語尾が連続している
私の名前はマコなりです
渋谷の会社の経営者です
出身は福岡です
独身です
みたいな感じの「です」「です」「です」が続く文章。
他には断定調の「～だ」を続けてしまうような書き方もよく見かけますね。
日本語においてはなぜだかわからないですけど、同じ語尾を繰り返すと、幼稚な印象を与えてしまうんです。
ちょっと見直せば改善できることなので、この恥ずかしい失敗はもうやらないようにしましょう。
６、主語と述語が対応していない日本語を書く人
ビタミンCが多い食品は
オレンジやレモンなどの柑橘系
野菜ではキャベツやじゃがいもに多く含まれています
この文章の駄目なところ皆さん分かりますよね？
最初の「ビタミンCが」に対応する述語がないんです。
こういった書き方をやってしまうと読んでる方は、文脈からどういう意味なのかっていうのを推察するしかなくなるんです。
あとはそもそも主語がないなんてこともあります。
日本語っていうのは結構主語を省略しがちなんですけど、新聞のコラムとかじゃない限りは主語はちゃんと書くべきだと思っています。主語も繰り返すと幼稚な印象になってしまうのでそこは注意が必要です。
主語と述語でなるべく短い文章にしましょう。
７、文字壁をつくる
文字壁とは画面が文字でいっぱいになるような文章を書いてしまう人のことです。
とにかく見にくい！見ていてストレスが溜まるし、文章が構造化されていなくて、ただ書き殴られてるだけのことが多いんですよ。文章を作るときは次の２つのことだけは絶対にやらないようにしてください。
１つ目、一文に50文字以上書く。一文は出来る限り簡潔に短くしてください。
２つ目、一段落に5文以上詰め込む。
50文字以下5分以下！ごーまるご（50・５）の法則と覚えてください。
８、文章に見出しをつくらない
文章において見出しは命です。
見出しがあるから何が言いたいか分かりやすくなっていますよね。
この見出しの作り方に関して大きな誤解をしている人がたくさんいます。
それは何かというと、「最初に見出しをつくってそこに本文を書いていけばいいんでしょ」と思っている人です。実はかなり分かりにくい文章を書きます。
見出しっていうのは、一発で決めるものじゃないんです。本文を書きながら都度見直していくものなんです。
分かりやすいビジネス文章を書くには、演繹的かつ帰納的に文章を何度も見直して、構造を作り変えていくことが不可欠なんです。
私の場合は見出しは■、小見出しは◎を使っています。
９、タイトルに「相手に何をして欲しいのか」が書いていない
例えば「先程は有難うございました」からバーっと話しはじめて最後の方に相談事項や依頼が出てくるんです。
仕事をしている人はみんな忙しいんですよ。小説を読むようにじっくりと行間を読んで文章を味わっている場合じゃないです。
仕事のコミュニケーションにおいて相手が知りたいのは、社内の人に対しても社外の人に対しても同じたった１つのことです。
「あなたの文章を読んで私は何をすればいいの？」ってことです。読んで自分が何をすればいいのか、何を求められているのかがわからない文章はエネルギーを使います。
じゃあどうやったら最も簡潔に相手に何をして欲しいのかこれが伝わるのか、皆さん知りたいですよね。
誰でも明日から使える素晴らしい方法を教えます。
人に文章を送るときにタイトルの一番最初に、
【相談】【共有】【連絡】【依頼】【決済】【お礼】このいずれかをつけてください。
これだけで相談していのか、依頼がしたいのか、はたまたお礼が言いたいだけなのか明確になります。
【相談】作成するロゴの作成
【決済】来月の人材紹介費用
【お礼】MTGのお時間を頂きありがとうございました
これをやると【】の後の文章も自然と何の相談なのか、何の決済なのかを書くことになるので分かりやすくなります。
１０、タイトルに『～について」と書いてしまう
正確には出来る限り使わない方がいいです。
タイトルに「～について」と書いていると、その後に続く文章も何を書いても良い感じになってしまうんですよ。汎用性が高すぎるんです。その結果、何が言いたいかが分かりにくくなります。
× 来週実行予定のキャンペーンについて
○【相談】来週実行予定のキャンペーンの予算を決めたいです
こうやって書いた方が圧倒的に分かりやすくないですか？「～について」を使わないと意識するだけでタイトルの具体性がぐっと高まるんです。
これからは「～について」は出来る限り使わないようにしましょう。
